Work Organized + Productive (no software) #1

PodjokCorner - Ok guys, kali ini saya tidak membahas hal teknis, tapi ingin berbagi tips terkait organizing pekerjaan kita, terutama fokus kali ini saya akan memberikan pandangan saya terkait nama file, tanpa basa-basi langsung ke point pembahasannya ya, lets, gooo

1. File Name + Versioning

Awalnya untuk organize nama file, saya menggunakan tempalate seperti di bawah ini:

2021.12.21 - [Nama File].[extension]
2021.12.25 - [Nama File].[extension]

tapi seiring banyaknya file yang dibuat, timbullah beberapa pertanyaan, nah karena pekerjaan erat kaitannya dengan perubahan, bagaiman bila ada beberapa kali revisi pada laporan tersebut, biasanya kita akan menulis seperti di bawah ini

2021.12.21 - Laporan Keuangan Final.xlsx
2021.12.21 - Laporan Keuangan Final Terakhir.xlsx

cara di atas tidak salah, tapi menurut saya kurang tepat, jadi bisa diubah formatnya seperti ini:

2021.12.21 - 1 - LaporanKeuangan Final.xlsx
2021.12.21 - 2 - LaporanKeuangan Final.xlsx
2021.12.21 - 3 - LaporanKeuangan Final.xlsx

jadi versinya diletakkan setelah tanggal, dengan format seperti di atas. tapi apakah cara tersebut sudah efektif, nah menurut saya format di atas masih kurang, bagaimana bila di tanggal yang sama ada beberapa file yang kita buat, maka jadinya seperti ini

2021.12.21 - 1 - LaporanKeuangan Final.xlsx
2021.12.21 - 2 - LaporanKeuangan Final.xlsx

2021.12.21 - 1 - LaporanKegiatan.xlsx
2021.12.21 - 2 - LaporanKegiatan.xlsx
2021.12.21 - 3 - LaporanKegiatan.xlsx

cara di atas bila kita sorting by nama file, maka laporan kegiatan akan berada pada urutan pertama, padahal file yang pertama kita buat bukan LaporanKegiatan.xlsx, melainkan LaporanKeuangan Final.xlsx, tapi bila teman2 merasa tidak masalah denga ordering nama filenya, cara berikutnya ini optional ya,

Nah, best practise-nya menurut habbit saya, dengan menggunakan format sepert ini

2021.12.21 - 1.1 - LaporanKeuangan.xlsx
2021.12.21 - 1.2 - LaporanKeuangan.xlsx

2021.12.21 - 2.1 - LaporanKegiatan.xlsx
2021.12.21 - 2.2 - LaporanKegiatan.xlsx
2021.12.21 - 2.3 - LaporanKegiatan.xlsx

Dengan format seperti di atas, kita jadi tahu urutan file dari yang pertama sampai yg terakhir kita buat pada tanggal yang sama, dan bila diperhatikan pada LaporanKeuangan.xlsx kita tidak perlu menambahkan kata Final atau apapun itu, karena kita pasti tahu yang final adalah versi yang terakhir.